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Comme suggéré par Catia dans un commentaire de l’article Etre multitâche ou efficace ?, j’ai décidé de vous parler un peu de moi, de mon expérience de la méthode… Moi qui suis plutôt du genre discrète, je vais vous dévoiler comment je gère ma très longue liste de tâches. C’est parti !
Mon agenda
Tous les matins, je consulte mon agenda pour me rappeler ce qui m’attend dans la journée. De cette manière je suis certaine de ne pas oublier de rendez-vous, ce qui m’est déjà arrivé. Dans mon agenda, je note tout ce qui est à faire à une date précise, les rendez-vous et les événements futurs. Y compris ce qui est prévisible longtemps à l'avance: ainsi, après une visite chez l'ophtalmo pour vérifier que mes lunettes sont toujours adaptées à ma vue, je peux déjà prévoir qu'il sera nécessaire un an plus tard de prendre un nouveau rendez-vous. J’y note aussi les événements concernant mes enfants et mon mari si cela a une influence sur mon organisation. Entre les goûters d’anniversaire et les activités sportives, c’est qu’ils ont besoin de leur maman ces petits-là.
Tous les soirs, je consulte à nouveau mon agenda pour savoir ce que j’ai à faire le lendemain. Si j’ai un rendez-vous particulier, j’aime bien ne pas le découvrir juste avant de partir bosser au cas où des choses devaient être préparées ou à emporter. Cela me permet aussi de me préparer mentalement à ce rendez-vous et d’y arriver relativement calme et sereine.
Ma liste de tâches
Ensuite, j’utilise un petit carnet à spirales dans lequel je note tout ce que je dois faire au fur et à mesure de la journée, je collecte en somme. Bien-sûr ma journée commence avec une liste longue d’une vingtaine de tâches… Cela ne m’effraie pas du tout parce que je ne m’oblige pas à tout faire en une journée. Le matin, je choisis mes 3 plus importantes tâches et je commence par celles-là. Puis, comme je le disais, tout au long de la journée, d’autres tâches viennent s’ajouter à ma liste. Chaque fois que j’ai terminé une tâche, je la coche.
Ce soir prépare demain
Le soir, je revois ma liste et je planifie le lendemain. Je sais déjà ce que j’ai comme rendez-vous et ce que je dois faire à date fixe grâce à mon agenda.
Dans mon carnet de notes, je recopie sur une nouvelle page et à la main les tâches que je n’ai pas eu le temps de faire dans la journée, sans culpabilité aucune. J’ai ainsi une nouvelle liste de tâches pour le lendemain. Le fait de recopier à la main me permet de parfois me rendre compte que j’ai oublié quelque chose mais surtout de mieux mémoriser ce que j’ai à faire. Et le fait de le faire le soir me permet de dormir dessus. J’ai déjà remarqué qu’inconsciemment des solutions se mettent en place dans mon cerveau pendant mon sommeil. C’est magique et véridique. Surtout au niveau du boulot et des tâches créatives.
En recopiant mes tâches pour le lendemain, j’essaie en même temps de les ordonner par ordre d’importance et d’urgence. Je commence par lister les tâches importantes et urgentes, puis les importantes et non urgentes, pour finir par les non importantes mais urgentes. N’oublions pas qu’une tâche importante et non urgente aujourd’hui peut devenir importante et urgente demain. C’est pourquoi je refais l’exercice tous les soirs. Cela peut paraître fastidieux mais je peux vous assurer que c’est très efficace pour moi.
Pour chaque tâche j’essaie ensuite d’estimer le temps que cela me prendra ou le temps que j’ai décidé de travailler sur la-dite tâche. J’ai par exemple des projets professionnels de plusieurs jours de travail mais je n’y consacre que quelques heures par jour évidemment. Un autre exemple dans le domaine des tâches domestiques, je repasse le linge par tranche de 15 minutes, alors que si je faisais ma panière entière j’en aurais pour une heure et beaucoup de sueur.
Voilà, je crois que c’est à peu près tout ! J’espère que cette petite tranche de mon organisation vous aura donné de bonnes idées. Vous avez même droit à une photo de mon agenda et de mon carnet de notes, photo dont vous me pardonnerez la piètre qualité…
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