Éviter d’alourdir les boîtes mails : vos 10 bonnes pratiques / Too many emails? Your 10 best practices to stop it
1. Bien choisir les destinataires de ses mails et les personnes en copie. (Idée partagée par Alain Petit)
2. Pour une réponse rapide, utiliser son téléphone. (Idée partagée par Frédéric Panserrieu)
3. Eviter les mails envoyés par habitude en revenant à des supports plus adaptés (reporting, compte rendu…). (Idée partagée par Mathieu Pitto)
4. Créer des règles pour isoler les mails importants dès leur réception. (Idée partagée par Maxime Bressoles)
5. Former tous les collaborateurs aux bonnes pratiques des mails et de Plazza. (Idée partagée par Abderrahim Chadouli)
6. Lire ses mails deux fois par jour et aller plus souvent sur Plazza. (Idée partagée par Bruno Menon)
7. Sensibiliser notre organisation à utiliser Plazza. (Idée partagée par Pierre Viquesnel)
8. Contacter ses interlocuteurs via les messages privés de Plazza. (Idée partagée par Ludovic Larquey)
9. Utiliser le moteur de recherche Plazza plutôt que d’archiver les mails relatifs à des dossiers. (Idée partagée par Claude Rizzo)
10. Et pourquoi pas instaurer une journée “sans mail” ? (Idée partagée par Nawal Marzin)
Atos : “Le zéro email, c’est la conséquence et pas le but”
Alors que l’e-mail occupe une place prépondérante dans la communication interne des entreprises et dans le cœur des salariés, Thierry Breton, PDG d’Atos, annonçait à la presse en février 2011 une initiative choc : l’éradication de l’email des outils professionnels d’ici trois ans. Objectif ? Communiquer et travailler de façon plus efficace, en se débarrassant des emails considérés comme sources de stress, polluants, time consuming. Quatre ans après cette déclaration, où en est-on ? Sarah-pearl Bokobza, Head of Global Internal Communication chez Atos, a répondu à cette question à l’occasion d’un petit déjeuner « Communication interne & numérique » organisé par Madmagz le 27 mars dernier. Témoignage.
Du « zéro email » à la « social collaboration »
« Atos est une Zero Email™ company » sont les premiers mots prononcés par Sarah-pearl Bokobza, Head of Global Internal Communication chez Atos, à l’occasion d’un retour d’expérience « de l’intérieur » sur le Zéro Email. « La culture « Zéro Email™ » est en effet très présente chez l’ensemble des collaborateurs mais on est plus aujourd’hui sur la social collaboration« , nuance alors la responsable communication interne d’Atos.
Avant d’entrer plus en détail sur le programme, Sarah-pearl Bokobza revient sur sa genèse. « Chez Atos, il y a une communauté scientifique qui, avec le Junior’s group, est chargée de proposer des idées une fois par an au Comex pour faire d’Atos l’entreprise du futur. C’est dans ce cadre que le Zéro Email™ est né ». Une étude a ensuite été menée auprès des collaborateurs pour savoir ce qu’ils pensaient de l’usage de l’email en entreprise. La réponse a été sans appel : « oui, l’email pollue ». Une fois ce constat fait, Atos s’est naturellement dirigé vers le réseau social d’entreprise et a racheté l’entreprise blueKiwi « pour que la plate-forme soit partie intégrante de l’entreprise ».
“Le zéro email, c’est la conséquence et pas le but”
« On ne sera jamais « Zéro Email™ », ne serait-ce que parce que l’on reçoit des emails de l’externe et qu’il y a des mails légaux que l’on ne peut pas supprimer », confie Sarah-pearl Bokobza. « L’idée est donc plutôt de réduire les emails internes, de développer des moyens de communication complémentaires et de fluidifier toute la communication à un niveau global et local ».
« Ce n’est pas une question d’outil »
Le programme Zéro Email™, ce n’est pas une question d’outil. « Quel que soit l’outil que l’on prend, c’est surtout un changement de paradigme, de comportement et de culture d’entreprise. Tout se base sur l‘accompagnement que l’on fait de l’outil. Chez nous, le levier est plus simple car on a beaucoup d’ingénieurs : ‘C’est un nouveau défi, de l’innovation, donc on intègre' ». « On a donc beaucoup travaillé sur les changements des comportements et on a eu la chance que le projet ait été porté au plus haut niveau – par le président et les membres du Comex ».
Redonner confiance aux managers et aux collaborateurs
« Un travail d’accompagnement a été réalisé auprès des managers car le vrai sujet c’était : ‘Le manager dans tout ça, comment va-t-il se sentir ? Comment va-t-il vivre cette transversalité ? », explique Sarah-pearl Bokobza. Atos a donc créé plusieurs outils :
- Une charte de l’email et de bonne pratique : « Comment fait-on pour bien utiliser l’email ? Comment ne pas polluer avec ses emails ? Comment bien le gérer ? » Cette charte, appelée « Email etiquette » est également un véhicule de valeurs : la responsabilité et la confiance ; car trop d’emails envoyés le sont par le besoin de tracer, d’apporter la preuve, ce qui n’a plus de sens. La confiance est placée au cœur du dispositif ».
- Une formation pour rassurer les managers : « En plus de cette charte, nous avons aussi organisé des formations qui ont remis le manager au cœur de son rôle, en lui expliquant que les communautés n’étaient pas là pour lui enlever son pouvoir mais au contraire pour renforcer ses compétences de leader et lui permettre de mieux identifier des compétences au sein de ses équipes. On les a rassurés sur le fait qu’avec le collaboratif, il y a de l’auto-censure et de la responsabilisation ».
« Tout l’objectif du top management avec le Zéro Email™, était aussi de redonner confiance aux managers et aux collaborateurs. Avec ce programme, les gens se responsabilisent : il faut être proactif, oser et prendre ses responsabilités. Ils reprennent leur pouvoir intrinsèque de communiquer et de s’exprimer' ».
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